Il Modello Organizzativo 231, introdotto dal Decreto Legislativo 231/2001, è uno strumento cruciale per prevenire la responsabilità amministrativa delle aziende derivante da reati commessi nell’interesse o a vantaggio dell’ente. Tuttavia, per funzionare davvero, il Modello non può essere visto come un semplice documento formale: deve essere aggiornato, dinamico e integrato nelle attività aziendali. Un Modello 231 statico rischia di diventare obsoleto, inefficace e controproducente.
L’importanza di un Modello 231 aggiornato
Un Modello 231 è efficace solo se è costantemente adattato alle evoluzioni interne ed esterne. Per esempio, un’azienda che amplia il proprio business internazionale o che introduce nuove tecnologie rischia di affrontare nuovi profili di rischio che il Modello originale non contemplava.
Facciamo un esempio pratico: Supponiamo che un’azienda manifatturiera decida di automatizzare una parte della produzione attraverso l’introduzione di macchinari controllati da software. Questo cambiamento comporta nuovi rischi legati alla sicurezza informatica (cybersecurity) e alla responsabilità per eventuali incidenti derivanti da guasti tecnici. Se il Modello 231 non viene aggiornato con controlli specifici per queste nuove tecnologie, l’azienda rischia di esporsi a sanzioni o a procedimenti giudiziari in caso di reati.
Oltre ai cambiamenti interni, bisogna considerare anche le novità normative. La costante introduzione di nuovi reati presupposto nel Decreto 231 impone aggiornamenti puntuali. Ad esempio, l’inserimento dei reati ambientali o dei reati informatici ha reso necessaria una revisione dei Modelli aziendali per includere controlli adeguati.
Un Modello statico, quindi, non solo perde efficacia ma può addirittura costituire un’aggravante in caso di contestazioni.
Problemi organizzativi di un Modello 231 statico
Quando il Modello Organizzativo 231 non viene integrato con la realtà operativa aziendale, si verificano problemi concreti:
- Distacco dalla gestione quotidiana: Spesso il Modello diventa un documento formale che nessuno utilizza. Un esempio tipico è un processo di approvvigionamento con procedure obsolete che non riflettono i nuovi canali digitali di acquisto o i controlli sui fornitori.
- Ritardi nell’identificazione dei rischi: Immaginiamo un’azienda che esternalizza alcune funzioni critiche a fornitori terzi senza aggiornare il Modello. I rischi connessi alla catena di fornitura possono sfuggire al controllo dell’azienda, con conseguenze impreviste.
- Scarsa formazione del personale: Se il Modello non viene aggiornato, la formazione sui rischi specifici e sulle procedure risulta insufficiente. Ad esempio, nuovi dipendenti potrebbero non essere informati su come effettuare segnalazioni all’Organismo di Vigilanza (OdV).
- Flussi informativi inefficienti con l’OdV: La gestione delle informazioni tra l’azienda e l’Organismo di Vigilanza diventa disorganizzata, spesso basata su strumenti inadeguati come le email. Questo porta a mancanza di tracciabilità, inefficienze e, nei casi peggiori, perdita di dati.
Superare i limiti delle email: come rendere efficienti i flussi informativi
Uno degli errori più comuni nella gestione dei flussi informativi con l’OdV è l’utilizzo delle email come mezzo principale di comunicazione. Le email presentano numerosi problemi:
- Scarsa tracciabilità: Non è semplice dimostrare che un documento sia stato inviato, ricevuto e preso in carico nei tempi previsti.
- Rischio di dispersione dei dati: Documenti importanti possono perdersi tra le migliaia di email aziendali.
- Mancanza di sicurezza: Le email possono essere intercettate o inviate erroneamente a destinatari non autorizzati, compromettendo la riservatezza delle informazioni.
- Difficoltà di monitoraggio: L’OdV potrebbe non avere un quadro chiaro delle segnalazioni ricevute e del loro stato di gestione.
Soluzioni digitali per flussi informativi sicuri e organizzati
Per risolvere questi problemi, molte organizzazioni stanno adottando strumenti digitali dedicati che garantiscono una gestione sicura, tracciata e organizzata delle informazioni. Ecco alcune soluzioni efficaci:
- Piattaforme di whistleblowing: Sistemi online che consentono ai dipendenti e ai collaboratori di effettuare segnalazioni anonime e sicure, tracciando ogni passaggio in conformità con il GDPR. Questi strumenti permettono all’OdV di gestire rapidamente e in modo organizzato ogni segnalazione.
- Esempio: Un dipendente nota irregolarità in un appalto e utilizza la piattaforma per inviare una segnalazione protetta. L’OdV riceve la segnalazione, la verifica e agisce in modo tempestivo.
- Portali dedicati all’OdV: Sistemi centralizzati per lo scambio di report, documenti e aggiornamenti tra l’azienda e l’OdV. Tutte le informazioni vengono archiviate in un unico spazio accessibile e sicuro.
- Esempio: Report mensili sulle verifiche di conformità vengono caricati direttamente sulla piattaforma, dove l’OdV può consultarli in tempo reale senza dover ricevere email o cercare documenti cartacei.
- Software di gestione del Modello 231: Soluzioni integrate che permettono di automatizzare audit, monitoraggio e aggiornamento del Modello. Tra le funzionalità più utili ci sono:
- Automazione dei controlli: Generazione automatica di report sui rischi mappati.
- Monitoraggio delle segnalazioni: Stato delle segnalazioni con aggiornamenti in tempo reale.
- Centralizzazione della documentazione: Tutti i documenti relativi al Modello 231 sono archiviati in un unico spazio.
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Conclusioni
Un Modello Organizzativo 231 efficace non può essere un documento statico e formale, ma deve evolversi con l’azienda e il contesto normativo. Aggiornare il Modello e garantire flussi informativi chiari e sicuri con l’OdV è cruciale per evitare inefficienze e rischi sanzionatori.
Adottare soluzioni digitali avanzate consente non solo di migliorare la tracciabilità e la sicurezza delle informazioni, ma anche di trasformare il Modello 231 in uno strumento pratico e operativo di prevenzione dei reati.
Le aziende che investono in un approccio proattivo e tecnologico non solo garantiscono la conformità normativa, ma rafforzano la propria integrità organizzativa e la fiducia di dipendenti, stakeholder e autorità di controllo.
