La gestione dei metadati della posta elettronica è una questione delicata, soprattutto in termini di privacy e sicurezza delle informazioni.
Recentemente sono state emanate nuove linee guida sulla gestione dei metadati della posta elettronica aziendale dal Garante per la protezione dei dati personali, fornendo indicazioni precise su come gestire questi dati.
Metadati: contenuto del documento
Alcuni punti salienti del documento in questione sono:
- Definizione dei metadati
I metadati sono dati che descrivono altri dati. Essi forniscono informazioni su diversi aspetti, tra cui il contenuto, la qualità, il formato, la provenienza e la gestione dei dati. I metadati possono essere utilizzati per facilitare la ricerca, l’organizzazione e la gestione delle informazioni.
In maniera più specifica, i metadati vengono suddivisi in diverse categorie:
- Metadati descrittivi: descrivono il contenuto e le caratteristiche di un oggetto;
- Metadati strutturali: descrivono la struttura interna di un oggetto;
- Metadati amministrativi: forniscono informazioni per la gestione di un oggetto;
- Periodo di conservazione
In materia giuslavoristica, la raccolta e la conservazione dei metadati per il funzionamento del sistema di posta elettronica è permessa solo per un periodo limitato a pochi giorni e non oltre i 21 giorni, salvo diverse indicazioni. Oltre i 21 giorni, è necessario l’accordo sindacale o un’autorizzazione.
- Obblighi dei datori nel contesto lavorativo
Gli obblighi del titolare del trattamento, in relazione a questi metadati, includono diversi aspetti.
Innanzitutto, i metadati devono essere conservati solo per il tempo strettamente necessario a raggiungere le finalità per cui sono stati raccolti.
In aggiunta, il titolare deve mantenere un registro delle attività di trattamento che includa dettagli sui metadati della posta elettronica trattati, le finalità del trattamento, i periodi di conservazione e le categorie di dati.
In generale, è importante che il titolare del trattamento adotti misure tecniche e organizzative adeguate a proteggere i metadati da accessi non autorizzati, alterazioni, distruzioni o perdite accidentali.
Conservazione dei metadati relativi alla posta elettronica: consigli utili
Quando si tratta della conservazione dei metadati della posta elettronica, è importante seguire pratiche che non solo garantiscano la conformità alle normative, come il GDPR, ma che assicurino anche la sicurezza e l’efficienza nella gestione dei dati. Alcuni suggerimenti sono legati ai seguenti aspetti:
- Definizione di precise pratiche di conservazione: definire chiaramente per quanto tempo i metadati devono essere conservati in base alle necessità aziendali e alle normative legali applicabili, oltre ad implementare procedure per la cancellazione sicura dei metadati quando non sono più necessari;
- Gestione archiviazione: utilizzare strumenti di automazione per gestire la conservazione e la cancellazione dei metadati, riducendo il rischio di errori umani e, conseguentemente, aumentandone l’efficacia;
- Informare gli interessati: fornire agli utenti informazioni chiare e dettagliate su come i loro metadati vengono trattati, inclusi i periodi di conservazione e le finalità del trattamento;
- Formazione: garantire formazione continua al personale sulle migliori pratiche per la gestione e la sicurezza dei metadati della posta elettronica. Inoltre, è importante rendere consapevoli i dipendenti riguardo ai rischi associati alla gestione dei metadati e alle responsabilità legate alla protezione dei dati;
- Auditing: effettuare audit periodici per verificare che le politiche di conservazione e sicurezza siano rispettate e per identificare eventuali vulnerabilità o aree di miglioramento;
- Analisi costante delle normative: tenere sotto controllo le modifiche alle normative e regolamenti sulla protezione dei dati per garantire che le pratiche di conservazione siano sempre conformi.
