La geolocalizzazione dei dipendenti è uno strumento efficace per le organizzazioni per gestire i propri lavoratori nel miglior modo possibile e ottimizzare le risorse. Il Garante Privacy ha recentemente affermato che i lavoratori hanno il diritto di richiedere e avere a disposizione le informazioni relative alla geolocalizzazione: il mancato riscontro alle istanze di accesso alle informazioni comporta l’emanazione di una sanzione da parte del Garante per la protezione dei dati personali.
Geolocalizzazione nell’ambito del rapporto di lavoro
L’adozione di un sistema di geolocalizzazione dei dispositivi è uno strumento impiegato dalle aziende per soddisfare le necessità logistiche e produttive, oltre a quelle a favore della tutela del patrimonio aziendale. Nel contesto lavorativo, per procedere con l’installazione di un sistema di geolocalizzazione, è essenziale che siano presenti una delle seguenti motivazioni:
- Esigenze di sicurezza dei dipendenti: il sistema di GPS può essere utile per l’invio tempestivo di soccorsi in caso di emergenza e pericolo;
- Esigenze di patrimonio aziendale: il sistema di GPS può tutelare l’organizzazione al fine di contrastare atti vandalici e comportamenti pericolosi da parte di malintenzionati;
- Esigenze organizzative
L’utilizzo di un impianto GPS comporta un accordo con i sindacati interni all’organizzazione o, in alternativa, l’autorizzazione da parte dell’ispettorato del lavoro.
È importante ricordare che il monitoraggio continuativo degli spostamenti dell’organico durante l’orario lavorativo non è consentito.
L’installazione e l’utilizzo di impianti di localizzazione satellitare, o ulteriori strumenti di controllo dei dipendenti, comporta la valutazione di alcuni adempimenti fondamentali, tra cui:
- Trasparenza delle informazioni all’interessato: il monitoraggio di strumenti utilizzati dai dipendenti rappresenta un trattamento di dati piuttosto esteso. Pertanto, è necessario informare i soggetti interessati del potenziale monitoraggio, attraverso la redazione di una precisa informativa sul trattamento dei dati personali. Inoltre, il personale dipendente deve essere informato sulle modalità di funzionamento e di controllo del Sistema di geolocalizzazione.
- Valutazioni aziendali: l’organizzazione e, in particolare il titolare del trattamento, deve effettuare delle opportune considerazioni affinché il sistema di monitoraggio GPS sia considerato sicuro e che non presenti problematiche nel suo funzionamento.
Diritto di accesso ai dati: il caso austriaco
Nel provvedimento del 14 settembre 2023 il Garante per la protezione dei dati ha emesso una di oltre 20.000,00 € verso una società incaricata della lettura di contatori di gas, luce e acqua.
La sanzione è stata comminata in seguito al mancato riscontro alle istanze di accesso ai dati di tre lavoratori. I tre dipendenti, per verificare la correttezza della propria busta paga, avevano sollecitato all’organizzazione le informazioni usate per elaborare i rimborsi chilometrici e la retribuzione mensile oraria, oltre alla procedura per stabilire il compenso dovuto. In particolare, i tre dipendenti avevano richiesto di poter visualizzare i dati raccolti attraverso il dispositivo fornito dalla società, nel quale era installato un sistema di geolocalizzazione che permetteva agli operatori di individuare il tragitto da effettuare per raggiungere i contatori. È da precisare l’azienda non aveva comunicato ai reclamanti le informazioni trattate tramite GPS. La società, infatti, aveva solamente indicato le modalità e le finalità per le quali venivano trattate. I dipendenti, non avendo ricevuto un riscontro preciso dal precedente datore di lavoro, si sono rivolti all’Autorità e avevano esposto un reclamo.
Il Garante ha accertato che la società – essendo titolare del trattamento – non aveva fornito un riscontro opportuno rispetto alla precisa richiesta dei dipendenti. L’Autorità ha inoltre stabilito che l’azienda ha agito in maniera illecita: i dati raccolti dal GPS degli smartphone aziendali rappresentano informazioni personali dei dipendenti, e, come tali, i lavoratori hanno il diritto di accedervi.
Conseguentemente, il Garante ha richiesto alla società di fornire le informazioni relative alle specifiche coordinare geografiche raccolte con il GPS dello smartphone e tutti i dati ricollegati al trattamento richiesti.
Il garante ha precisato, infine, che le società, nel caso in cui decidano di non soddisfare le richieste dei dipendenti riguardanti l’accesso ai dati, devono almeno fornire motivazioni valide per tale decisione. Allo stesso tempo, è necessario che i dipendenti presentino reclamo o ricorso giurisdizionale qualora si verifichino delle inadempienze.
