La disciplina sul Registro dei trattamenti è data dall’art. 30 e dal Considerando 82 del Regolamento.
Il registro delle attività di trattamento è un documento che tiene traccia delle attività di trattamento effettuate sotto la propria responsabilità, dal titolare del trattamento o dal responsabile del trattamento.
Tale documento non va pensato come qualcosa a sé stante: esso va ad inserirsi nel più ampio disegno di gestione della privacy della propria impresa. Il titolare del trattamento o il responsabile del trattamento dovranno costantemente aggiornare il proprio registro per tenere conto delle eventuali modifiche nelle attività di trattamento e dati trattati effettuate dalla propria organizzazione.
Le informazioni da includervi sono specificate dal secondo comma dell’art. 30 GDPR e sono, ad esempio: il nome e i dati di contatto del titolare del trattamento e, le finalità del trattamento;
una descrizione delle categorie di interessati e delle categorie di dati personali; etc..
La deroga di cui all’art. 30.5 GDPR per cui non sussiste tale obbligo si può dire di rara applicazione, dal momento che come ha ribadito l’EDPB confermando il position paper assunto già in aprile 2018, le attività di trattamento che possono essere escluse dal registro delle organizzazioni con meno di 250 dipendenti possono riguardare solo trattamenti occasionali di dati non rientranti nelle categorie particolari o relativi a condanne penali e reati per cui non sussiste alcun rischio per gli interessati.
Avendo specifico riguardo al registro del titolare, poi, tale documento costituisce un elemento fondamentale di accountability in quanto è idoneo a rendicontare tutte le principali informazioni riguardanti le attività svolte sui dati personali.
Ad oggi la tecnologia viene in aiuto con nuove soluzioni per aiutare ed agevolare il Titolare ad adempiere a quelli che sono gli obblighi derivati dal Regolamento Ue 679/16 e nello specifico all’obbligo della tenuta del registro dei trattamenti.
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