Continuità operativa, responsabilità e processi: perché il periodo estivo mette alla prova la maturità organizzativa
In alcuni momenti dell’anno, il funzionamento di un’organizzazione cambia profondamente. Agosto è probabilmente l’esempio più evidente: ferie programmate, reperibilità ridotta, sostituzioni temporanee, riunioni rinviate e un ritmo operativo inevitabilmente diverso rispetto al resto dell’anno.
È una situazione normale, prevista e perfino necessaria. Le persone hanno diritto a periodi di riposo e un’organizzazione sana deve essere in grado di garantirli. Quello che cambia, però, è il modo in cui emergono alcuni limiti organizzativi che durante il resto dell’anno rimangono nascosti.
Finché tutti sono presenti, trovare il referente corretto è relativamente semplice. Le decisioni vengono prese rapidamente, gli incidenti seguono percorsi ormai consolidati e chi conosce un determinato sistema è generalmente disponibile. Quando il numero delle persone presenti diminuisce, la qualità dei processi diventa improvvisamente molto più visibile.
È proprio in questi momenti che si comprende se un’organizzazione è realmente governata oppure se il suo funzionamento dipende soprattutto dalla disponibilità delle singole persone.
Continuità operativa significa continuità delle responsabilità
In ogni azienda c’è un “Mario”. È la persona che sa sempre come fare, conosce ogni procedura, ricorda dove si trova quel documento che nessuno riesce mai a recuperare, sa chi chiamare quando un sistema si blocca e riesce a risolvere problemi che sembrano insolubili.
Avere un “Mario” è una fortuna. Costruire un’organizzazione che dipende da Mario, invece, è un rischio. Quando si parla di business continuity si tende a immaginare scenari estremi: eventi naturali, blackout, attacchi ransomware o interruzioni dei servizi essenziali.
In realtà la continuità operativa viene messa alla prova molto più spesso da situazioni ordinarie e le ferie rappresentano uno di questi casi. Un processo critico continua a esistere anche se il suo responsabile è assente. Una richiesta urgente può arrivare mentre il referente tecnico è in vacanza. Un incidente informatico può verificarsi nel pieno della settimana di Ferragosto. La domanda che un’organizzazione dovrebbe porsi non è quindi se questi eventi possano accadere, ma come verranno gestiti quando accadranno.
- Esistono deleghe chiare?
- Le responsabilità sono distribuite?
- I processi sono documentati?
- Le persone sanno chi coinvolgere e con quali modalità?
Se la risposta a queste domande dipende principalmente dalla memoria di pochi collaboratori, il tema non riguarda le ferie. Riguarda la governance.
Le normative parlano sempre più di resilienza
Questo principio è oggi presente in numerosi framework normativi. La Direttiva NIS2 richiede che le organizzazioni adottino misure adeguate a garantire la continuità operativa e la gestione degli incidenti, includendo procedure di business continuity, disaster recovery e gestione delle crisi.
Anche il Regolamento DORA fonda buona parte del proprio impianto sulla capacità delle organizzazioni finanziarie di mantenere operativi i servizi essenziali anche in presenza di eventi avversi.
Il GDPR affronta lo stesso tema da una prospettiva diversa. L’articolo 32 richiede misure tecniche e organizzative adeguate per assicurare la disponibilità e la resilienza dei sistemi e dei servizi che trattano dati personali.
Pur con finalità differenti, queste normative condividono un principio comune: la resilienza non nasce durante l’emergenza ma si costruisce prima, attraverso processi, ruoli e responsabilità chiaramente definiti.
Il problema non è l’assenza delle persone
Uno degli spunti più interessanti riguarda proprio il modo in cui spesso vengono interpretate le ferie. Il punto non è avere meno persone in azienda, bensì capire se i processi continuano a funzionare anche quando alcune persone sono assenti.
Molte organizzazioni scoprono la presenza di forti dipendenze individuali proprio durante l’estate.
- C’è chi conosce l’unica procedura per attivare un determinato fornitore.
- Chi ricorda dove siano conservati determinati documenti.
- Chi sa interpretare un particolare alert.
- Chi ha l’abitudine di “risolvere sempre tutto”.
Queste figure rappresentano spesso un enorme valore per l’organizzazione. Diventano però anche un indicatore della maturità dei processi.
Quando il funzionamento di un’attività dipende esclusivamente dalla presenza di una persona, il rischio organizzativo aumenta.
La governance rende possibile anche il diritto alla disconnessione
Esiste infine un aspetto che viene affrontato meno frequentemente. Una buona governance serve sicuramente a proteggere l’organizzazione ma anche a permettere alle persone di staccare davvero.
Quando processi, responsabilità, workflow e procedure sono definiti con chiarezza, le ferie non diventano un periodo di ansia o di reperibilità permanente.
Le persone possono assentarsi sapendo che esistono presidi organizzativi in grado di garantire continuità alle attività più importanti. Da questo punto di vista, governance e benessere organizzativo finiscono per sostenersi reciprocamente.
La resilienza, quindi, riguarda soprattutto la capacità dell’organizzazione di continuare a funzionare senza trasformare ogni assenza in un’emergenza.
👉 Le ferie rappresentano ogni anno un ottimo banco di prova per verificare la maturità dei processi aziendali. Nel prossimo approfondimento vedremo come C*RA aiuta le organizzazioni a mantenere sotto controllo attività, responsabilità e scadenze anche durante i periodi di ridotta operatività.